Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas, requisitos y cómo prepararte

01Qué es la factura electrónica obligatoria y de dónde sale

La obligación nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, que modificó el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 para extender la factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Faltaba el desarrollo reglamentario, y ese es el papel del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que entró en vigor el 20 de abril de 2026, veinte días después de su publicación.

El objetivo que declara la norma es reducir la morosidad comercial. Con la factura electrónica quedará registrado cuándo se emite cada factura, cuándo vence y cuándo se paga de verdad. La Agencia Tributaria dará acceso a esa información a los ministerios de Economía y de Industria para el seguimiento de los plazos de pago y enviará cada año al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada los datos necesarios para elaborar el listado de empresas que hayan incumplido los plazos de la Ley 3/2004, en los supuestos que prevé la Ley Crea y Crece (artículo 14).

02Desde cuándo será obligatoria: las fechas

La disposición final cuarta del Real Decreto 238/2026 no fija días concretos. Establece que la obligación se aplicará en dos fases, contadas desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria:

• Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
• Veinticuatro meses después, para el resto de empresarios y profesionales, incluidos los autónomos.

Esa orden es la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Con ella empiezan a contar los plazos de la disposición final octava de la Ley 18/2022 y del Real Decreto 238/2026. Según la Agencia Tributaria, el calendario queda así:

Periodo transitorio para las grandes empresas

Durante sus doce primeros meses de obligación, las empresas de más de 8 millones de euros tendrán que acompañar sus facturas electrónicas de un documento PDF que asegure su legibilidad, salvo que el cliente acepte de forma voluntaria y expresa recibirlas solo en el formato original (disposición transitoria segunda). Ese PDF se envía al cliente por cualquier medio y no se remite a la solución pública.

Autónomos: un año más para informar de los pagos

Los empresarios y profesionales que sean personas físicas, y las entidades en régimen de atribución de rentas, con un volumen de operaciones de hasta 8 millones de euros emitirán facturas electrónicas en la segunda fase, pero la obligación de informar de los estados de la factura no les llegará hasta doce meses después. Hasta entonces, informar será voluntario (disposición transitoria tercera).

03A quién afecta y qué facturas quedan fuera

Según el artículo 3, deben expedir la factura en formato electrónico los empresarios y profesionales obligados a facturar cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede de actividad, establecimiento permanente o domicilio en España. También cuando la factura la expide materialmente el propio cliente o un tercero: en ese caso, el responsable de cumplir sigue siendo quien está obligado a facturar.

Quedan fuera, entre otras:

• Las facturas a consumidores finales: la obligación solo se aplica cuando el destinatario es una empresa o un profesional.
• Las facturas simplificadas, salvo las simplificadas cualificadas a las que se refiere el artículo 7.2 del Reglamento de facturación (artículo 4).
• Algunas actividades concretas que excluye el propio real decreto, como las reguladas del operador del mercado eléctrico o las del operador del mercado organizado de gas (disposición adicional segunda).

Además, el Ministerio de Economía puede excluir por orden otras operaciones de forma temporal cuando un sector tenga una dificultad relevante de adaptación.

04Qué cuenta como factura electrónica y por dónde se envía

Una factura electrónica, a efectos de esta norma, no es un PDF adjunto a un correo. El artículo 7 exige un mensaje informático estructurado, ajustado al modelo semántico de datos europeo EN16931 y en una de estas cuatro sintaxis:

• CII.
• UBL, con las adaptaciones necesarias para la facturación entre empresas. Es la sintaxis que usa la solución pública de la Agencia Tributaria.
• Mensaje EDIFACT de factura.
• Facturae.

El mismo artículo añade dos requisitos: las facturas emitidas a través de plataformas privadas deben ir firmadas con firma electrónica avanzada, y todas deben identificarse con un código único que incluya el NIF del emisor, el número y la serie de la factura y su fecha de expedición.

Puedes usar una vía, otra o las dos (artículo 5). Si decides recibir facturas por una plataforma privada, tendrás que hacer público tu punto de entrada en tus comunicaciones con otras empresas y, si la tienes, en tu web. Si no lo haces, se entiende que tu punto de entrada es la solución pública (artículo 6.3). Y la solución pública solo admite una factura si el NIF del expedidor y el del destinatario están correctamente informados (artículo 11.3).

05Los estados de la factura: la parte que más afecta a tus cobros

Aquí está el cambio de fondo. El artículo 10 obliga al destinatario de cada factura electrónica a informar al emisor de dos estados:

• La aceptación o el rechazo comercial de la factura, con la fecha en que se produce.
• El pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago.

Debe hacerlo en un plazo máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde que se produce cada estado. De forma voluntaria también puede comunicar aceptaciones o rechazos parciales, pagos parciales con su importe o la cesión de la factura a un tercero para su cobro.

Además, el artículo 12 obliga al cliente a comunicar a la solución pública de la Agencia Tributaria el pago completo de cada factura que no haya rechazado, con la fecha efectiva de pago y la fecha de vencimiento, también en cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Da igual que la factura haya viajado por una plataforma privada: esa comunicación es obligatoria igualmente. Si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada.

El emisor, es decir, tú, podrá comunicar de forma voluntaria el cobro o el impago de sus facturas y las diferencias que detecte respecto a las fechas que haya comunicado el cliente (artículo 12.4). En la práctica, por primera vez quedará registrado de forma oficial cuánto tarda cada empresa en pagar a sus proveedores.

06Cómo se calculará el plazo de pago de cada factura

El artículo 15 remite al artículo 4 de la Ley 3/2004: si no hay plazo pactado, el cliente tiene 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio, y el plazo pactado nunca puede superar los 60 días naturales. Si la factura no incluye la fecha de las operaciones, el plazo se cuenta desde la fecha de expedición.

En los contratos con plazo pactado, el real decreto fija como inicio del cómputo el día de recepción de la factura electrónica. Solo a efectos estadísticos, si esa recepción no se comunica a la solución pública, se tomará la fecha de expedición (disposición adicional séptima).

07Cómo prepararte desde ahora: checklist

• Calcula tu volumen de operaciones del año anterior para saber en qué fase entras.
• Pregunta a tu programa de facturación cómo va a emitir en formato EN16931 y con qué sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae.
• Decide si usarás la solución pública, una plataforma privada o ambas, y quién de tu equipo se encargará.
• Si vas a recibir por una plataforma privada, prepara la publicación de tu punto de entrada en tus comunicaciones y en tu web.
• Revisa los datos de tus clientes: sin el NIF bien informado, la solución pública no admite la factura.
• Organiza la recepción de facturas de proveedores: tendrás que comunicar rechazos y pagos en cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.
• Repasa los plazos de pago de tus contratos: ninguno debería superar los 60 días naturales.
• Identifica las operaciones que documentas con factura simplificada, que en general quedan fuera.

Si eres gestoría y quieres ayudar a tus clientes con los cobros mientras llega la factura electrónica, mira cómo ofrecer un servicio de control de cobros.

08Errores frecuentes

• Pensar que ya es obligatoria. El real decreto está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero la obligación llega en dos fases: el 6 de octubre de 2027 y el 6 de octubre de 2028.
• Creer que un PDF enviado por correo cumple. No es un mensaje estructurado EN16931: durante el periodo transitorio de las grandes empresas, el PDF solo acompaña a la factura electrónica.
• Confundir la factura electrónica con Verifactu. Son obligaciones distintas, con normas y fechas distintas.
• Olvidar la recepción. La norma afecta a cómo emites, pero también a cómo recibes y a lo que tendrás que comunicar cuando pagues a tus proveedores.

Factura electrónica y Verifactu no son lo mismo

09Dónde encaja Remitide

Remitide no emite facturas ni sustituye a tu programa de facturación: sigues facturando donde ya lo haces. Lo que hace es leer tus facturas emitidas —desde Holded, Quipu, Odoo, Cuéntica, STEL Order, Quaderno y así hasta 34 programas, o desde un CSV o un Excel— y encargarse del seguimiento del cobro.

Detecta qué vence y qué ha vencido y envía los recordatorios desde tu propio correo, con tu logo, tu color de marca y un botón para pagar con tu Stripe o tus datos de transferencia. Cuando la factura se cobra, deja de reclamar.

10Preguntas frecuentes