Cómo una gestoría puede ayudar a sus clientes a cobrar antes (y cobrar ella también)

01Por qué tiene sentido ofrecerlo ahora

Cobrar tarde sigue siendo lo normal. Según el Observatorio de Morosidad de CEPYME publicado el 7 de abril de 2026, el periodo medio de pago en España fue de 80,5 días de promedio en 2025, un 34 % por encima del máximo legal de 60 días. En las pymes bajó a 78,3 días en el cuarto trimestre, y en las microempresas el promedio del año subió a 80,7 días.

En una pyme pequeña, reclamar suele ser tarea del dueño, que lo hace cuando se acuerda. La gestoría, en cambio, ve cada trimestre todas las facturas emitidas para preparar el modelo 303. Sabe qué se ha facturado, a quién y cuándo, y sabe también qué IVA se ha ingresado por facturas que el cliente todavía no ha cobrado (lo explicamos en IVA e IRPF de una factura no cobrada).

El segundo motivo es la factura electrónica obligatoria: cada empresa tendrá que informar a la Agencia Tributaria de cuándo paga cada factura que recibe. Quien resuelva a tus clientes esa parte técnica está en buena posición para ayudarles también a cobrar.

02Qué incluir: tres niveles de servicio

Un distribuidor con veinte facturas al mes no necesita lo mismo que una consultora con tres grandes al trimestre. Ofrécelo por niveles:

El tercer nivel reúne trabajo que muchas gestorías ya hacen suelto: preparar una carta de reclamación de deuda, acreditar el intento de negociación antes del monitorio, reunir los documentos de un monitorio sin abogado o contabilizar a los clientes de dudoso cobro. Empaquetado, se cobra mejor.

03Cómo ponerle precio

Hay tres fórmulas habituales, y se pueden combinar:

• Cuota mensual por tramos según el número de facturas emitidas: fácil de explicar y de prever.
• Una subida de la iguala, con el servicio incluido: encaja con clientes pequeños.
• Un precio por actuación para los casos difíciles: cada carta formal, cada cálculo de intereses o cada monitorio preparado.

Cobrar un porcentaje de lo recuperado acerca el servicio a una agencia de recobro y hace imprevisible tu ingreso. Para un servicio recurrente, una cuota fija encaja mejor.

Cómo calcular la cuota

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   Mide el tiempo

   Durante un mes, apunta cuánto tardas en revisar y avisar cada factura vencida de un cliente piloto.

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   Pásalo a coste

   Multiplica las horas por lo que te cuesta una hora de la persona que lo hace.

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   Fija tramos

   Agrupa a los clientes por número de facturas al mes y pon un precio a cada tramo.

Un ejemplo con supuestos: un cliente con 15 facturas vencidas al mes, a 20 minutos cada una, son 5 horas; a 35 € la hora, 175 € de coste antes de margen. Si una herramienta prepara el seguimiento y la revisión baja a 5 minutos por factura, el coste se queda en unos 44 €. Con el mismo precio, el margen cambia por completo.

04Cómo encaja con la factura electrónica de 2027 y 2028

El Real Decreto 238/2026, en vigor desde el 20 de abril de 2026, desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Su aplicación cuenta desde la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026 y en vigor desde el día siguiente. Según la Agencia Tributaria, el calendario queda así:

Para los cobros, lo que más cambia son los estados de la factura. El cliente tendrá que informar al emisor de la aceptación o el rechazo y del pago, y comunicar el pago y la fecha de vencimiento a la solución pública de la Agencia Tributaria, en un máximo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (artículos 10 y 12 del Real Decreto 238/2026). Tienes el detalle en la guía de la factura electrónica obligatoria.

Qué papel puede tener la gestoría

La norma prevé que otros actúen por la empresa. El artículo 11.2 de la Orden HAC/1028/2026 permite usar la solución pública al propio obligado o a un tercero que actúe en su representación, según las reglas de representación y colaboración social de la Agencia Tributaria. Si ese tercero usa el formulario de generación de facturas o el de comunicación de estados y pagos, tiene que ser un apoderado inscrito en el Registro de apoderamientos de la Agencia. Y el artículo 12.6 del real decreto permite a los emisores, a los destinatarios y a sus autorizados consultar los datos de pago o rechazo de las facturas.

En la práctica, una gestoría apoderada podrá consultar qué han pagado a su cliente y cuándo, y comunicar los pagos que su cliente haga a sus proveedores. El informe de cobros podrá basarse en datos oficiales.

05Cómo empezar con tus clientes

• Elige tres a cinco clientes piloto: los que más saldo vencido tienen en su libro de facturas emitidas.
• Revisa las condiciones de pago de sus facturas: vencimiento claro, forma de pago e IBAN (tienes ejemplos en condiciones de pago en una factura).
• Añade el servicio a la hoja de encargo y, si vas a tratar datos de sus deudores, firma el contrato de encargo del tratamiento.
• Acuerda con cada cliente el calendario de avisos y quién firma cada uno.
• Prepara el primer informe con el pendiente, el vencido y el DSO de partida (cómo se calcula, en qué es el DSO).
• A los tres meses, compara el DSO con el de partida y enséñaselo al cliente.

Para explicarle al cliente lo que está en juego, enséñale lo que le cuesta cobrar tarde con sus propios números. Tienes un ejemplo completo en cuánto le cuesta a una pyme cobrar tarde, y una llamada bien preparada resuelve muchos retrasos antes de la carta formal: el guion está en cómo reclamar una factura por teléfono.

06Dónde encaja Remitide

El plan de Remitide para gestorías reúne en un panel los cobros de todas tus empresas cliente: pendiente, vencido, DSO y alertas de cada una, sea cual sea su programa de facturación. Cada empresa conserva su cuenta y envía sus recordatorios desde su propio correo, con sus plantillas y su visto bueno.

Remitide no reclama en nombre de nadie ni toca el dinero. Para el informe mensual, la previsión de cobros y el DSO salen de las facturas reales de cada cliente.

07Preguntas frecuentes