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Recordatorio de pago en inglés: plantillas para reclamar una factura impagada a un cliente extranjero
Un buen recordatorio de pago en inglés es corto, educado y lleva todo lo necesario para pagar: número de factura, importe, vencimiento y datos bancarios. Si el cliente es una empresa de otro país de la Unión Europea, la Directiva 2011/7/UE te reconoce además intereses de demora y al menos 40 € por costes de cobro. Aquí tienes cuatro plantillas listas para copiar, el vocabulario básico y las vías europeas si el cliente sigue sin pagar.
Por el equipo de RemitideActualizado el 10 min de lectura
Lo esencial
- En la UE, el plazo pactado entre empresas no debe superar 60 días naturales, salvo acuerdo expreso no abusivo (Directiva 2011/7/UE).
- El interés legal de demora de la directiva es el tipo de referencia del BCE más al menos ocho puntos; en España, el 10,40 % en el segundo semestre de 2026.
- Cuando hay interés de demora, el acreedor tiene derecho como mínimo a 40 € fijos por costes de cobro, sin necesidad de recordatorio.
- La factura puede ir en inglés, aunque la Agencia Tributaria puede pedir una traducción.
- Para reclamar en otro país de la UE existen el monitorio europeo y el proceso de escasa cuantía, hasta 5.000 €.
Qué debe llevar un recordatorio de pago en inglés
Con un cliente extranjero, el idioma añade una barrera: si el correo no se entiende a la primera, se aparca. Cada recordatorio debe permitir pagar sin tener que responder para preguntar nada.
- Un asunto con la palabra «invoice» y el número de factura.
- El importe con su moneda y la fecha de vencimiento.
- IBAN, BIC o SWIFT, titular de la cuenta y la referencia que debe indicar.
- La factura adjunta otra vez.
- Una salida para el cliente: preguntar si hay algún problema con la factura.
- Fechas con el mes en letras, como «3 October 2026»: en Estados Unidos, 03/10/2026 se lee como 10 de marzo.
Usa frases cortas y verbos directos, no fórmulas españolas traducidas palabra por palabra. Y sube el tono poco a poco: el aviso formal, solo al final.
Cuatro plantillas en inglés listas para copiar
Sustituye lo que va entre corchetes. Están pensadas para clientes que son empresas: a un particular no se le aplican las reglas de intereses y compensación de esta guía.
Plantilla 1: antes del vencimiento
Asunto: Friendly reminder: invoice [number] due on [date]
A tener en cuenta
Hello [name], I hope all is well. This is a friendly reminder that invoice [number] for [amount] is due on [date]. I have attached a copy for your convenience. You can pay by bank transfer to IBAN [IBAN], BIC/SWIFT [BIC], quoting the invoice number as the payment reference. If payment has already been scheduled, please disregard this message. Kind regards, [your name]
Unos días antes del vencimiento. No reclama: recuerda la fecha y facilita el pago.
Plantilla 2: recién vencida
Asunto: Invoice [number] is now overdue
A tener en cuenta
Hello [name], According to our records, invoice [number] for [amount], due on [date], has not been paid yet. It may simply have been overlooked, so I am attaching it again. Could you please arrange payment at your earliest convenience, or let me know if there is any issue with the invoice? Payment details: IBAN [IBAN], BIC/SWIFT [BIC], reference [number]. Thank you, [your name]
Uno o dos días después del vencimiento. «It may simply have been overlooked» da por hecho que es un despiste, sin acusar.
Plantilla 3: segundo aviso, pidiendo una fecha
Asunto: Second reminder: invoice [number], [X] days overdue
A tener en cuenta
Hello [name], I am following up on invoice [number] for [amount], which was due on [date] and is now [X] days overdue. I have not received a reply to my previous email of [date]. Could you please confirm when we can expect payment? If there is a problem with the invoice or you would like to discuss a payment plan, I am happy to talk. Best regards, [your name]
Una o dos semanas después. «When we can expect payment» obliga a responder con una fecha que luego puedes recordar.
Plantilla 4: aviso formal con intereses y compensación
Asunto: Formal notice: overdue invoice [number] – late payment interest
A tener en cuenta
Dear [name], Despite our reminders of [dates], invoice [number] for [amount], due on [date], remains unpaid. Under Directive 2011/7/EU on combating late payment in commercial transactions, as implemented by [applicable law], late payment interest accrues from the day after the due date at [rate] per year, and we are entitled to a fixed compensation of EUR 40 for recovery costs. The amount now due is [principal], plus [interest] in interest and EUR 40 in compensation: [total] in total. Please settle this amount by [date]. If we do not receive payment or a reply by then, we will consider other options to recover the debt, including legal proceedings. Yours sincerely, [your name], [company]
Solo si los avisos anteriores no han funcionado: cifras y norma, sin amenazas vagas. Si no sabes qué ley rige el contrato, consulta antes con un abogado.
Vocabulario para reclamar una factura en inglés
| En inglés | En español |
|---|---|
| Invoice number | Número de factura |
| Due date | Fecha de vencimiento |
| Overdue | Vencida y sin pagar |
| Outstanding balance / amount due | Saldo pendiente / importe adeudado |
| Payment terms | Condiciones o plazo de pago |
| Bank transfer / wire transfer | Transferencia bancaria |
| IBAN, BIC / SWIFT | Código de cuenta y código del banco |
| Payment reference | Concepto de la transferencia |
| Remittance advice | Aviso o justificante de pago |
| Late payment interest | Interés de demora |
| Recovery costs | Costes de cobro |
| Payment plan | Pago a plazos |
| Kindly | Por favor, en tono formal |
| Disregard | No tener en cuenta |
En inglés, los miles se separan con coma y los decimales con punto: EUR 2,400.50 son 2.400,50 €.
Qué dice la ley si el cliente está en otro país de la UE
La Directiva 2011/7/UE se aplica en toda la UE a las operaciones comerciales entre empresas, y con poderes públicos. Entre empresas fija estas reglas mínimas, trasladadas a cada ley nacional:
| Regla | Qué establece | Artículo |
|---|---|---|
| Plazo pactado | Máximo 60 días naturales, salvo acuerdo expreso no abusivo para el acreedor | Art. 3.5 |
| Sin plazo pactado | Intereses a los 30 días naturales de recibir la factura o, según el caso, los bienes o servicios | Art. 3.3 |
| Interés legal | Tipo de referencia del BCE más al menos ocho puntos, sin necesidad de aviso | Art. 2.6 y 3.1 |
| Costes de cobro | Como mínimo, 40 € fijos, más otros costes razonables acreditados | Art. 6 |
España lo aplica con la Ley 3/2004, más estricta: el plazo pactado entre empresas nunca puede superar los 60 días naturales. El tipo legal de demora es del 10,40 % en el segundo semestre de 2026, según la Resolución de 30 de junio de 2026 (BOE del 1 de julio).
Qué ley rige el contrato
Según el Reglamento Roma I, rige la ley que elijan las partes (artículo 3). Si no eligieron, un servicio se rige, en general, por la ley del país de residencia habitual del prestador, y una venta de mercaderías, por la del vendedor (artículo 4), con excepciones. Analízalo con un abogado y, mejor, fija la ley aplicable en el contrato.
Atención
Si el cliente está fuera de la UE, como en el Reino Unido o en Estados Unidos, la directiva no le obliga por sí misma: todo dependerá de la ley que rija el contrato y de lo pactado.
Ejemplo: una factura de 3.000 € a una empresa alemana
Una diseñadora residente en España factura 3.000 € a una empresa alemana por un servicio. El contrato no elige ley y fija 30 días de plazo, que vencen el 5 de octubre de 2026. A falta de elección, en principio se aplica la ley española, la de la prestadora.
1 de octubre
Plantilla 1, antes del vencimiento.
6 de octubre
Plantilla 2, recién vencida.
20 de octubre
Plantilla 3, pidiendo fecha.
4 de noviembre
Plantilla 4, con 30 días de retraso.
Los intereses al 10,40 % serían 3.000 × 10,40 % × 30 ÷ 365 = 25,64 €. Con los 40 € de costes de cobro, el aviso formal reclamaría 3.065,64 €: «EUR 3,000.00, plus EUR 25.64 in interest and EUR 40 in compensation: EUR 3,065.64 in total». Es un ejemplo; el cálculo real depende de las fechas y de la ley aplicable.
Tu factura también puede ir en inglés
El artículo 12 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite expedir las facturas en cualquier lengua, aunque la Agencia Tributaria puede exigir una traducción al castellano u otra lengua oficial para comprobar tu situación tributaria. Los importes pueden ir en cualquier moneda, pero la cuota de IVA, si se repercute, debe expresarse en euros.
Si el cliente sigue sin pagar: las vías europeas
El proceso monitorio europeo (Reglamento (CE) 1896/2006) sirve para créditos de importe determinado, vencidos y exigibles, en asuntos transfronterizos. Se inicia con el formulario A, no exige abogado para presentar la petición y el tribunal expide el requerimiento, como regla general, en 30 días. El deudor tiene 30 días desde la notificación para oponerse; si no lo hace, el requerimiento pasa a ser ejecutivo. No se aplica a Dinamarca.
El proceso europeo de escasa cuantía (Reglamento (CE) 861/2007) cubre demandas transfronterizas de hasta 5.000 €, sin contar intereses, gastos ni costas, desde la reforma del Reglamento (UE) 2015/2421. Los formularios están en el Portal Europeo de e-Justicia; consulta con un abogado qué tribunal es competente.
Errores frecuentes
- Escribir la fecha solo con números.
- Olvidar el BIC o SWIFT, que algunos bancos piden para una transferencia internacional.
- Traducir «factura vencida» como «expired invoice»: lo habitual es «overdue invoice».
- Reclamar intereses y 40 € a un particular: estas reglas son para operaciones entre empresas.
- Citar una ley concreta sin saber si rige el contrato.
- Empezar por el aviso formal: estropea la relación y rara vez acelera el pago.
Dónde encaja Remitide
Remitide se conecta a tu programa de facturación —Holded, Quipu, Odoo, Cuéntica, STEL Order, Quaderno y otros, hasta 34— o a un CSV o un Excel, detecta las facturas que vencen o han vencido y envía los recordatorios desde tu propio correo, con tu logo, tu color y un botón para pagar con tu Stripe o tus datos de transferencia. Cuando la factura se cobra, deja de reclamar.
Tú reclamas tus facturas. Remitide no es un abogado ni una agencia de recobro y no presenta monitorios, europeos ni nacionales.
A tener en cuenta
Esta guía es informativa y no sustituye el consejo profesional. Para un caso concreto, habla con tu asesoría o con un abogado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se dice «factura impagada» en inglés?
«Unpaid invoice» o, si ya ha pasado el vencimiento, «overdue invoice». El importe pendiente es el «outstanding balance» y la fecha de vencimiento, la «due date».
¿Puedo cobrar intereses de demora a un cliente de otro país de la UE?
Si es una empresa, sí: la Directiva 2011/7/UE los reconoce sin necesidad de aviso, al tipo de referencia del BCE más al menos ocho puntos. El tipo exacto depende de la ley del contrato; en España, el 10,40 % en el segundo semestre de 2026.
¿Los 40 € de costes de cobro se aplican a clientes extranjeros?
En la UE, sí: al menos 40 € fijos cuando es exigible el interés de demora entre empresas, sin necesidad de recordatorio. Fuera de la UE depende de la ley aplicable y del contrato.
¿Es legal emitir una factura solo en inglés en España?
Sí. El artículo 12 del Reglamento de facturación permite cualquier lengua. La Agencia Tributaria puede exigir una traducción cuando la necesite para una comprobación, y la cuota de IVA, si la hay, debe ir en euros.
¿Qué hago si un cliente de otro país de la UE no paga?
Tras los recordatorios y un aviso formal, puedes usar el proceso monitorio europeo o, para demandas de hasta 5.000 €, el proceso europeo de escasa cuantía. Los dos tienen formularios comunes en el Portal Europeo de e-Justicia.
Fuentes
- BOE (DOUE). Directiva 2011/7/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de febrero de 2011, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales
- BOE. Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (texto consolidado)
- BOE. Resolución de 30 de junio de 2026: tipo legal de interés de demora del segundo semestre de 2026
- BOE (DOUE). Reglamento (CE) n.º 593/2008, de 17 de junio de 2008, sobre la ley aplicable a las obligaciones contractuales (Roma I)
- BOE. Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (texto consolidado)
- BOE (DOUE). Reglamento (CE) n.º 1896/2006, de 12 de diciembre de 2006, por el que se establece un proceso monitorio europeo
- BOE (DOUE). Reglamento (UE) 2015/2421, por el que se modifican el proceso europeo de escasa cuantía y el proceso monitorio europeo
- Portal Europeo de e-Justicia. Requerimiento europeo de pago
- Portal Europeo de e-Justicia. Demandas de escasa cuantía
Actualizado el 28/09/2026
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento profesional. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría.
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