Cómo reclamar una factura impagada, paso a paso

01Antes de reclamar, comprueba que la factura es reclamable

Parece obvio, pero la mitad de los retrasos tienen una causa administrativa. Antes del primer aviso confirma tres cosas:

• Que la factura llegó a quien paga, no sólo a quien la pidió. En muchas empresas cuentas por pagar es otro buzón.
• Que tiene los datos que el cliente necesita para pagarla: número de pedido, referencia de proyecto o centro de coste, si se lo exigen.
• Que el vencimiento es el pactado. Entre empresas el plazo máximo es de 60 días naturales (Ley 3/2004, artículo 4); si no se pactó ninguno, son 30.

02Primer recordatorio: amable y con todo lo necesario para pagar

El primer aviso no reclama: recuerda. Sale unos días después del vencimiento, o incluso unos días antes, y su objetivo es que pagar sea fácil. Incluye el número de factura, el importe pendiente, la fecha de vencimiento y la forma de pago: tu IBAN o un enlace para pagar con tarjeta.

03Segundo aviso: más claro, no más duro

Si en una o dos semanas no hay respuesta, el segundo aviso cambia de pregunta: ya no es «¿la has recibido?», sino «¿cuándo la vais a pagar?». Pide una fecha concreta. Reenvía la factura en PDF: es la excusa más habitual para no pagar.

04Aviso formal con intereses y costes

Si el retraso supera el mes, es razonable recordar lo que dice la ley. En las operaciones entre empresas el interés de demora se devenga automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de aviso previo (Ley 3/2004, artículo 5), y el acreedor tiene derecho a 40 € por los costes de cobro de cada factura (artículo 8).

No hace falta cobrarlos siempre, pero mencionarlos cambia la prioridad de la factura en la cola de pagos del cliente. Hazlo en frío, sin amenazas: describir la consecuencia legal es informar; exagerarla es presionar.

05Requerimiento fehaciente

Antes de acudir al juzgado conviene dejar constancia de que se ha reclamado: un burofax con certificación de texto y acuse de recibo, o un correo certificado. Sirve como prueba y, a menudo, desbloquea el pago.

06Proceso monitorio

Si la deuda es de dinero, está vencida y es de una cantidad determinada, el proceso monitorio es la vía judicial más sencilla (Ley de Enjuiciamiento Civil, artículos 812 y siguientes). La petición inicial se presenta sin abogado ni procurador. Si el deudor no paga ni se opone, se abre directamente la ejecución.

07Cómo lo hace Remitide

Remitide conecta tu programa de facturación, prepara cada aviso según la antigüedad de la factura y lo envía desde tu propio correo. Calcula los intereses de demora y los 40 € del artículo 8 cuando tú decides incluirlos, y deja de reclamar en cuanto entra el cobro. Tú reclamas tus facturas; Remitide te quita el trabajo de acordarte.