¿Puedo meter en un fichero de morosos (ASNEF) a un cliente que no me paga? Requisitos legales

01Qué dice la ley sobre los ficheros de morosos

La ley no habla de «ficheros de morosos», sino de sistemas comunes de información crediticia. El artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), presume lícito, salvo prueba en contrario, que estos sistemas traten datos sobre impagos cuando se cumplen unos requisitos concretos. Su redacción no ha cambiado desde 2018.

El fichero y el acreedor son corresponsables del tratamiento, y corresponde al acreedor garantizar que concurren los requisitos, respondiendo si la deuda no existe o los datos son inexactos (artículo 20.2). Es decir: si comunicas una deuda que no debías comunicar, el problema es también tuyo.

02Los requisitos, uno a uno

Antes de comunicar una deuda, comprueba que cumples todo esto. Los seis primeros puntos salen del artículo 20.1 y de la disposición adicional sexta de la LOPDGDD; el requerimiento previo lo exige la Agencia Española de Protección de Datos en sus criterios.

• La deuda es cierta, vencida y exigible: existe, tiene un importe determinado, ya pasó la fecha de pago y no hay aplazamientos ni condiciones pendientes.
• El deudor no ha discutido su existencia o su cuantía mediante una reclamación administrativa o judicial, ni en un procedimiento alternativo de resolución de disputas vinculante entre las partes.
• El principal es de 50 € o más: no se incorporan deudas inferiores a cincuenta euros.
• Informaste al cliente, en el contrato o al requerirle el pago, de que podía ser incluido, indicando en qué sistemas participas.
• Los datos los facilitas tú, como acreedor, o quien actúe por tu cuenta.
• No han pasado cinco años desde el vencimiento, y los datos solo seguirán mientras dure el impago.
• Le requeriste el pago antes de comunicar la deuda al fichero.

Una vez comunicada la deuda, el fichero debe notificar la inclusión al afectado e informarle de que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y demás de los artículos 15 a 22 del Reglamento General de Protección de Datos dentro de los 30 días siguientes. Durante ese plazo, los datos permanecen bloqueados.

03Particulares, autónomos y sociedades

La LOPDGDD y el Reglamento General de Protección de Datos protegen los datos de las personas físicas: particulares y autónomos. El propio reglamento aclara que no regula los datos de las personas jurídicas, como una sociedad limitada, incluidos su nombre y sus datos de contacto (considerando 14). Por eso, cuando el cliente es una sociedad, lo que cuenta sobre todo son las condiciones del fichero y el resto de normas aplicables. Si dudas, consulta con un abogado.

04Plantilla de requerimiento previo de pago

El requerimiento debe dejar claro qué se debe, hasta cuándo se puede pagar y que, si no se paga, la deuda podrá comunicarse al sistema en el que participas. Como el acreedor responde de que se cumplan los requisitos, conviene enviarlo por un medio que permita acreditar que el cliente lo recibió, como un burofax.

Plantilla: requerimiento de pago con aviso de posible inclusión

Asunto: Requerimiento de pago de la factura [número] y aviso de posible inclusión en un sistema de información crediticia

Tu asesoría puede indicarte qué información de protección de datos debe acompañar a este escrito. Y si el cliente responde discutiendo la factura, no sigas adelante sin revisar el caso.

05Cuándo no debes incluir a un cliente

• Si ha discutido la deuda ante un juzgado, una administración o un arbitraje vinculante, como un arbitraje de consumo.
• Si la deuda no está clara: trabajos no terminados, importes pendientes de revisar o una factura rectificativa en camino.
• Si no le avisaste de la posible inclusión ni le requeriste el pago.
• Si el principal es inferior a 50 €.
• Si han pasado cinco años desde el vencimiento.
• Si ya ha pagado: el pago obliga a suprimir los datos de inmediato, y la AEPD indica que el acreedor debe comunicarlo al fichero en el plazo de una semana.

La AEPD recuerda que, si hay una reclamación en trámite ante un órgano administrativo o judicial, el deudor puede pedir la supresión de sus datos mientras se resuelve. Y si el cliente discute la factura solo contigo, revisa el caso con un profesional antes de seguir: el primer requisito es que la deuda sea cierta.

06Ejemplo con fechas

Una empresa de reformas factura 480 € a un autónomo por una reparación, con vencimiento el 15 de octubre de 2026. El contrato ya avisaba de la posible inclusión en el fichero en el que participa la empresa.

1. 1

   16 de octubre

   Primer recordatorio: la factura acaba de vencer.

2. 2

   30 de octubre

   Segundo aviso, pidiendo una fecha de pago. No hay respuesta.

3. 3

   5 de noviembre

   Requerimiento de pago por burofax, con plazo hasta el 20 de noviembre y aviso de posible inclusión.

4. 4

   21 de noviembre

   Sin pago ni reclamación del cliente, la empresa comunica la deuda. El fichero notifica al cliente y los datos quedan bloqueados 30 días.

5. 5

   Si paga en enero de 2027

   La empresa comunica el pago al fichero y los datos deben suprimirse.

Si nunca pagara, los datos no podrían seguir en el fichero más allá del 15 de octubre de 2031, cinco años después del vencimiento. Y si el cliente hubiera presentado una demanda discutiendo la reparación, la empresa no debería comunicar la deuda. Es un ejemplo: cada caso concreto conviene revisarlo con un profesional.

07Riesgos de una inclusión indebida

Si incluyes a alguien sin cumplir los requisitos, el afectado puede reclamar ante la AEPD, que admite reclamaciones cuando se ha incumplido alguno de ellos. Además, el Reglamento General de Protección de Datos reconoce a quien sufre daños por una infracción el derecho a ser indemnizado por el responsable del tratamiento (artículo 82).

La AEPD, en cambio, no decide si la deuda existe o cuánto es: eso corresponde al acreedor y al deudor y, si no se ponen de acuerdo, a los tribunales o a las juntas arbitrales de consumo cuando el cliente es un consumidor. Y hay un riesgo comercial evidente: con un buen cliente que atraviesa un mal momento, el fichero puede cerrar la puerta a un acuerdo.

08Alternativas para cobrar

El fichero de morosos no cobra la deuda por ti: solo la hace visible a quien consulta el sistema. Antes o en paralelo están los recordatorios escalonados, un requerimiento fehaciente como el burofax y, si no hay pago, el proceso monitorio, previo intento de negociación u otro medio adecuado de solución de controversias como exige la Ley Orgánica 1/2025. La Ley de Enjuiciamiento Civil lo permite para deudas dinerarias de cualquier importe, líquidas, determinadas, vencidas y exigibles, acreditadas con documentos como facturas o albaranes. Para presentar la petición inicial no hace falta abogado ni procurador (artículo 814).

09Errores frecuentes

• Amenazar con el fichero sin participar en ninguno.
• Comunicar la deuda sin haber avisado de la posible inclusión ni requerido el pago.
• Incluir a un cliente que ha discutido la factura ante un juez o un arbitraje.
• Olvidar comunicar el pago: los datos deben suprimirse en cuanto el cliente paga.
• Incluir importes que no son el principal, como intereses, para superar los 50 €.
• Dar por hecho que la AEPD resolverá el desacuerdo sobre la deuda: no es competente para eso.

10Dónde encaja Remitide

Remitide no inscribe a nadie en ficheros de morosos, no envía requerimientos ni burofaxes, no presenta monitorios y no reclama por cuenta de terceros: no es un abogado ni una agencia de recobro.

Lo que hace es la parte anterior. Se conecta a tu programa de facturación —Holded, Quipu, Odoo, Cuéntica, STEL Order, Quaderno y otros, hasta 34— o a un CSV o un Excel, detecta las facturas que vencen o han vencido y envía los recordatorios desde tu propio correo, con tu logo y un botón para pagar con tu Stripe o tus datos de transferencia. Cuando la factura se cobra, deja de reclamar.

11Preguntas frecuentes