Cuánto le cuesta a una pyme cobrar tarde: financiación, IVA adelantado y horas del equipo

01Cuánto se tarda en cobrar en España

El último Observatorio de Morosidad de CEPYME, publicado el 7 de abril de 2026 con datos de Informa D&B y CESCE, sitúa el periodo medio de pago en 80,5 días de promedio en 2025. Es un 34 % más que el máximo legal de 60 días que fija la Ley 3/2004 entre empresas (artículo 4.3). En las microempresas, el promedio del año subió hasta 80,7 días.

El mismo informe calcula el esfuerzo financiero que supone esa deuda comercial: 1.957 millones de euros para el conjunto de las pymes en el cuarto trimestre de 2025. Detrás de esa cifra hay una pregunta que cada empresa puede hacerse con sus números: ¿cuánto me cuesta a mí?

02Los tres costes de cobrar tarde

• Coste financiero. El dinero que tus clientes retienen lo pagas tú: con una póliza de crédito, con un descubierto, retrasando pagos a tus proveedores o dejando de invertir.
• IVA adelantado. Ingresas el IVA de la factura en el modelo 303 aunque el cliente no te haya pagado. Es dinero que sale antes de entrar.
• Tiempo del equipo. Revisar el banco, enviar recordatorios, llamar y conciliar cobros lleva horas que no se dedican a vender ni a producir.

Hay otros costes más difíciles de medir, como el riesgo de que la factura no se cobre nunca o la tensión con un cliente al que no quieres perder. Esta guía se centra en los tres que se pueden calcular con números.

03Ejemplo paso a paso

Una empresa de servicios factura 600.000 € al año más IVA al 21 %, siempre a otras empresas. Pacta pago a 30 días, pero de media cobra a los 75: 45 días de retraso. Cada mes, unas 40 facturas se pagan tarde. Estos son los supuestos:

1. 1

   Calcula lo que facturas cada día

   Con IVA, porque es lo que el cliente te debe: 600.000 € × 1,21 = 726.000 € al año. Dividido entre 365, son 1.989,04 € al día.

2. 2

   Multiplica por los días de retraso

   1.989,04 € × 45 días = 89.506,85 €. Es el dinero que, de media, está siempre en manos de tus clientes por encima de lo que pactaste.

3. 3

   Aplica el coste de financiarlo

   89.506,85 € × 6 % = 5.370,41 € al año. Es lo que pagas por financiar ese hueco, o lo que dejas de ganar con él.

4. 4

   Suma las horas del equipo

   40 facturas × 20 minutos = 13,3 horas al mes, 160 horas al año. A 25 € la hora, 4.000 € al año.

5. 5

   Junta los dos costes

   5.370,41 € + 4.000 € = 9.370,41 € al año, sin contar el IVA que adelantas ni las facturas que no se cobran nunca.

Para la tesorería pesan más los 89.507 € atrapados que el coste anual. Cada día de retraso que recortas libera 1.989 € de caja en este ejemplo. Si la empresa pasara de 45 a 15 días de retraso, liberaría 59.671 € y ahorraría 3.580 € al año solo en financiación.

04El IVA que adelantas

El IVA se devenga cuando entregas el bien o prestas el servicio (artículo 75 de la Ley del IVA), hayas cobrado o no. Si declaras por trimestres, el modelo 303 se presenta en los veinte primeros días del mes siguiente al trimestre, y el del cuarto trimestre hasta el 30 de enero (artículo 71 del Reglamento del IVA). Lo que el cliente tarde en pagar no cambia esas fechas.

Un caso concreto de la empresa del ejemplo: emite el 15 de septiembre de 2026 una factura de 10.000 € más 2.100 € de IVA, con vencimiento el 15 de octubre. Si el cliente pagara a tiempo, el dinero entraría cinco días antes de presentar el 303 del tercer trimestre, que vence el 20 de octubre. Si paga el 30 de noviembre, la empresa ingresa los 2.100 € el 20 de octubre y los recupera 41 días después. Al 6 %, adelantarlos cuesta unos 14 €; el problema es tener esos 2.100 € disponibles el día 20.

Hay una alternativa: el régimen especial del criterio de caja, en el que el IVA se devenga cuando cobras, y como tarde el 31 de diciembre del año siguiente a la operación. Según la Agencia Tributaria, pueden aplicarlo quienes no superaron 2.000.000 € de volumen de operaciones el año anterior, y la opción se ejerce en la declaración censal de diciembre o al empezar la actividad. A cambio, el IVA de tus compras tampoco se deduce hasta que las pagas. Si la factura no se cobra nunca, mira cómo recuperar el IVA en IVA e IRPF de una factura no cobrada.

05Lo que la ley te deja reclamar al cliente

Entre empresas y autónomos, la Ley 3/2004 compensa parte de ese coste. El cliente que paga tarde entra en mora sin necesidad de aviso (artículo 5) y debe intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento, al tipo pactado o, si no hay pacto, al del Banco Central Europeo más ocho puntos (artículo 7.2): el 10,40 % en el segundo semestre de 2026, según la resolución del Tesoro publicada en el BOE. Además, por cada factura, 40 € por costes de cobro (artículo 8).

Para la factura de 12.100 € del ejemplo, 45 días de retraso a un 10,40 % son 12.100 × 10,40 % × 45 ÷ 365 = 155,15 € de intereses, más 40 €. Es bastante más que los 14 € que costaba adelantar el IVA. Reclamarlos es un derecho, y decidir si lo ejerces depende de la relación con cada cliente. Puedes calcular cualquier caso en la calculadora de intereses de demora y ver el tipo de cada semestre en interés de demora 2026.

06Cómo reducir el coste

1. 1

   Factura el mismo día

   Cada día que tardas en emitir la factura es un día más de dinero fuera de casa.

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   Pon condiciones claras

   Fecha de vencimiento concreta, forma de pago e IBAN en la factura. Tienes ejemplos en condiciones de pago en una factura.

3. 3

   Avisa antes del vencimiento

   Un recordatorio unos días antes evita los retrasos por olvido, que son muchos.

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   Haz fácil pagar

   Un enlace para pagar en un clic quita la excusa de «no tengo los datos».

5. 5

   Llama cuando haga falta

   Si dos avisos por escrito no han funcionado, una llamada con guion suele desbloquearlo: mira cómo reclamar una factura por teléfono.

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   Mide por cliente

   El DSO medio esconde a los dos o tres clientes que lo estropean. Cómo calcularlo, en qué es el DSO.

Para ver tu caso, el diagnóstico de cobros hace este mismo cálculo con tus datos: dinero atrapado, coste de financiarlo, horas al mes y si cumples el plazo de 60 días. No hace falta registrarse y no guarda lo que escribes.

07Dónde encaja Remitide

En el ejemplo, la parte que más depende de ti son las 160 horas al año de revisar y avisar. Remitide se conecta a tu programa de facturación, detecta lo que vence y lo vencido y envía los recordatorios desde tu correo, con tu logo y un botón para pagar. Cuando la factura se cobra, deja de reclamar.

También te enseña el DSO y los días reales de pago de cada cliente, para que sepas quién te está costando dinero. Si llevas los cobros de varias empresas desde una gestoría, mira cómo ofrecer un servicio de control de cobros.

08Preguntas frecuentes