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Carta de reclamación de deuda: 3 modelos para reclamar una factura impagada
Una carta de reclamación de deuda es el aviso por escrito con el que pides a un cliente que pague una factura vencida, con el importe, el plazo y la forma de pago. No hace falta para que corran los intereses, pero deja prueba de que reclamaste e interrumpe la prescripción. Aquí tienes qué debe llevar, tres modelos listos para copiar —de más amable a más firme—, cómo enviarla para que cuente y qué hacer según conteste el cliente.
Por el equipo de RemitideActualizado el 10 min de lectura
Lo esencial
- Entre empresas, los intereses de demora y los 40 € por factura se deben sin necesidad de reclamar (artículos 5 y 8 de la Ley 3/2004).
- Una reclamación extrajudicial del acreedor interrumpe la prescripción de la deuda (artículo 1973 del Código Civil).
- La ley no exige un medio concreto, pero tendrás que poder probar qué enviaste, cuándo y que llegó.
- Antes de un monitorio hay que intentar un medio adecuado de solución de controversias: una carta que invite a negociar puede servir.
- Sube el tono por pasos: recordatorio, carta formal y, si no hay respuesta, requerimiento final.
Cuándo enviar una carta de reclamación
La carta de reclamación no es el primer paso. Antes suelen ir uno o dos recordatorios por correo (tienes ejemplos en nuestras plantillas de recordatorio de pago). La carta llega cuando esos avisos no han funcionado y quieres dejar constancia formal de la deuda.
Entre empresas y autónomos, la Ley 3/2004 hace que el cliente incurra en mora por el simple hecho de no pagar a tiempo, «sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna» (artículo 5). Es decir: los intereses y la cantidad fija de 40 € por costes de cobro (artículo 8) se deben aunque nunca hayas enviado una carta. Entonces, ¿para qué sirve? Para tres cosas:
- Prueba: deja constancia de qué reclamas, desde cuándo y por qué importe.
- Prescripción: la reclamación extrajudicial del acreedor la interrumpe y el plazo vuelve a empezar (artículo 1973 del Código Civil). Lo explicamos en la guía sobre cuánto tiempo tienes para reclamar una factura.
- Paso previo: antes de pedir un monitorio hay que intentar un medio adecuado de solución de controversias, y una carta que invite a negociar puede cumplir ese requisito.
A tener en cuenta
Esta guía es para facturas entre empresas y autónomos. Si tu cliente es un consumidor, no se aplica la Ley 3/2004.
Antes de la carta, una llamada bien preparada resuelve muchos retrasos: tienes el guion y el correo de confirmación en cómo reclamar una factura por teléfono.
Qué debe incluir la carta
Una buena carta de reclamación se entiende sin tener que buscar nada más. Estos son los datos que no deberían faltar:
| Dato | Por qué | Ejemplo |
|---|---|---|
| Quién reclama y a quién | Identifica a las partes sin dudas | Razón social, NIF y domicilio de las dos empresas |
| Facturas reclamadas | Define el objeto de la deuda | Número, fecha de emisión, importe y vencimiento de cada una |
| Importe total | Evita discusiones sobre la cifra | Suma del principal pendiente, descontados los pagos parciales |
| Intereses y 40 € | Son un derecho legal, no una amenaza | Mención a los artículos 7 y 8 de la Ley 3/2004, si decides reclamarlos |
| Plazo para pagar | Da una salida concreta | Diez días naturales desde la recepción |
| Cómo pagar | Quita excusas | IBAN, concepto o un enlace de pago |
| Qué pasará si no paga | Marca el siguiente paso | Acudir a la vía judicial, sin exagerar |
| Contacto | Abre la puerta a resolverlo | Teléfono o correo de la persona que lleva el cobro |
El plazo de diez días es un ejemplo: la ley no fija cuánto tiempo hay que dar en una reclamación extrajudicial.
Adjunta copia de las facturas y, si los tienes, el pedido o el albarán firmado: te servirán también para un monitorio.
¿Prefieres no rellenar los corchetes a mano? El generador de cartas de reclamación prepara cualquiera de los tres modelos con tus datos, calcula si quieres los intereses de demora y los 40 € a fecha de hoy, y te deja copiar la carta, descargarla o guardarla en PDF.
Modelo 1: carta amistosa tras el vencimiento
Para un buen cliente que se ha retrasado: tono cordial y datos completos.
Asunto Factura [número] pendiente de pago
[Ciudad], [fecha] [Razón social del cliente] [NIF] · [Domicilio] Estimados señores: Les escribimos en relación con la factura [número], emitida el [fecha] por importe de [importe] €, con vencimiento el [fecha de vencimiento]. Según nuestros registros sigue pendiente de pago. Por si no les hubiera llegado, adjuntamos una copia. Les agradeceremos que realicen el pago en los próximos [diez] días mediante transferencia a la cuenta [IBAN], indicando el número de factura en el concepto. Si ya lo han abonado, les rogamos que nos envíen el justificante y disculpen esta comunicación. Para cualquier duda pueden contactar con [nombre] en [teléfono o correo]. Atentamente, [Nombre y apellidos] [Cargo] · [Razón social] · [NIF]
Modelo 2: carta formal con intereses y 40 €
Cuando el primer aviso no ha tenido respuesta. Recoge lo que dice la ley sobre intereses y costes de cobro; mencionarlos no te obliga a cobrarlos.
Asunto Reclamación de pago de la factura [número]
[Ciudad], [fecha] [Razón social del cliente] [NIF] · [Domicilio] Estimados señores: Pese a nuestra comunicación del [fecha del aviso anterior], sigue pendiente de pago la factura [número], de [fecha], por importe de [importe] €, que venció el [fecha de vencimiento]. Les recordamos que, conforme a la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, el retraso en el pago devenga automáticamente intereses de demora al tipo legal vigente publicado en el BOE (artículo 7) y da derecho a una cantidad fija de 40 € por costes de cobro (artículo 8). Les requerimos para que abonen el importe pendiente en el plazo de [diez] días naturales desde la recepción de esta carta, mediante transferencia a la cuenta [IBAN] o a través de [enlace de pago]. Si hay algún problema con el pago, les rogamos que nos lo indiquen en ese plazo. Atentamente, [Nombre y apellidos] [Cargo] · [Razón social] · [NIF]
A tener en cuenta
Calcula los intereses con el tipo del semestre que corresponda: lo publica cada seis meses la Secretaría General del Tesoro en el BOE. Te explicamos cómo hacerlo en intereses de demora entre empresas, y la calculadora de intereses de demora te da la cifra al día.
Modelo 3: requerimiento final antes de la vía judicial
Es el último aviso. Además de reclamar, invita a negociar y define el objeto, porque la Ley Orgánica 1/2025 exige intentar un medio adecuado de solución de controversias antes de demandar, también en el monitorio (artículos 5 y 7). Si el cliente no responde en 30 días naturales desde que la recibe, la negociación termina sin acuerdo (artículo 10.4). Más detalle en ¿hace falta un MASC antes de un monitorio?.
Asunto Requerimiento de pago y propuesta de negociación: factura [número]
[Ciudad], [fecha] [Razón social del cliente] [NIF] · [Domicilio] Estimados señores: A pesar de nuestras comunicaciones de [fechas], siguen pendientes de pago las siguientes facturas: · Factura [número], de [fecha], por [importe] €, vencida el [fecha]. · [Añadir cada factura pendiente.] Importe total del principal: [total] €, al que se suman los intereses de demora y la cantidad fija de 40 € por factura previstos en los artículos 7 y 8 de la Ley 3/2004. Por la presente les requerimos el pago y, antes de acudir a la vía judicial y a los efectos de la Ley Orgánica 1/2025, les invitamos a negociar una solución. Les proponemos [el pago íntegro antes del día X / un calendario de pagos con estas fechas e importes]. Pueden responder por escrito a [correo o dirección] o proponernos una reunión en los treinta días naturales siguientes a la recepción de esta carta. Si en ese plazo no recibimos el pago ni una respuesta, iniciaremos las acciones judiciales oportunas para reclamar la deuda, los intereses y los costes. Atentamente, [Nombre y apellidos] [Cargo] · [Razón social] · [NIF]
Atención
Envía este modelo por un medio que acredite contenido y entrega, como el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo.
Cómo enviarla para que cuente
El artículo 1973 del Código Civil no exige un medio concreto: lo que importa es poder demostrar el contenido, la fecha y la recepción.
| Medio | Contenido | Entrega | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| Correo electrónico | Queda en tus registros | Solo si el cliente contesta o hay otra constancia | Modelos 1 y 2 |
| Carta certificada con aviso de recibo | No: no se certifica qué iba dentro | Sí | Modelo 2 |
| Burofax con certificación de contenido y acuse de recibo | Sí | Sí, con la firma de quien lo recibe | Modelo 3 |
| Requerimiento notarial | Sí | Sí, en los términos del acta | Deudas importantes o plazos al límite |
Si dudas entre carta certificada y burofax, en la guía del burofax para reclamar una factura tienes precios, opciones y qué pasa si el cliente no lo recoge.
Qué hacer según la respuesta
Paga
Comprueba el ingreso y archiva la carta con el justificante.
Reconoce la deuda pero no puede pagar
Pide que lo ponga por escrito: un reconocimiento de deuda interrumpe la prescripción y te sirve como prueba.
Propone pagar a plazos
Firma un acuerdo de pago con calendario, forma de pago y qué pasa si se incumple un plazo.
Discute la factura
Escucha el motivo: si tiene razón, rectifica; si no, responde por escrito con las pruebas.
No contesta
Si enviaste el requerimiento final y pasan 30 días naturales desde la recepción, puedes preparar el monitorio: tienes los pasos en cómo presentar un monitorio sin abogado.
Errores frecuentes
- Amenazar con consecuencias que no piensas cumplir.
- Reclamar un interés distinto del pactado o del legal, o calcularlo con el tipo de otro semestre.
- Dejar fuera facturas que luego querrás reclamar judicialmente.
- Enviar el último aviso por un canal sin prueba de contenido ni de entrega.
- Dejar pasar meses entre una carta y la siguiente.
Dónde encaja Remitide
Remitide se conecta a tu programa de facturación —Holded, Quipu, Cuéntica, Odoo y más de 25 programas por API, o un CSV o un Excel de cualquier otro—, detecta las facturas que vencen y las vencidas, y envía los recordatorios desde tu propio correo, con tu logo y un botón para pagar con tu Stripe o tus datos de transferencia. Cuando la factura se cobra, deja de reclamar.
Cada aviso lleva un enlace para que el cliente diga si ya pagó, cuándo pagará o si necesita un aplazamiento (respuesta del cliente en un clic). Remitide no es un abogado ni envía burofaxes: la carta formal la firmas tú.
A tener en cuenta
Esta guía es informativa y no sustituye el consejo profesional. Para un caso concreto, consulta con tu asesoría o con un abogado.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio enviar una carta de reclamación antes de ir al juzgado?
Ninguna norma exige una «carta» como tal, pero desde el 3 de abril de 2025 la Ley Orgánica 1/2025 obliga a intentar un medio adecuado de solución de controversias antes de demandar, también antes de un monitorio. Una carta que invite a negociar, defina las facturas y se envíe por un medio que acredite la recepción puede cumplir ese requisito.
¿Hace falta reclamar para cobrar intereses de demora?
No. Entre empresas, el artículo 5 de la Ley 3/2004 establece que el deudor incurre en mora por el mero incumplimiento del plazo, sin necesidad de aviso ni intimación. Los intereses y los 40 € por factura se deben desde el día siguiente al vencimiento.
¿Un correo electrónico sirve como carta de reclamación?
La ley no exige un medio concreto. Un correo es útil para los primeros avisos, pero por sí solo no acredita que el cliente lo recibió. Para el requerimiento final, usa un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo o un requerimiento notarial.
¿Cuántos días de plazo hay que dar al cliente?
La ley no fija un plazo para la reclamación extrajudicial. Diez o quince días naturales desde la recepción es habitual. Si la carta es además una invitación a negociar, ten en cuenta que la negociación termina sin acuerdo si pasan 30 días naturales desde que la recibe sin respuesta.
¿La carta de reclamación interrumpe la prescripción?
Sí. El artículo 1973 del Código Civil incluye la reclamación extrajudicial del acreedor entre las causas que interrumpen la prescripción. El plazo vuelve a empezar desde ese momento, siempre que puedas probar que la reclamación llegó.
Fuentes
- BOE. Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (texto consolidado)
- BOE. Real Decreto de 24 de julio de 1889 por el que se publica el Código Civil (texto consolidado)
- BOE. Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia (texto consolidado)
- Ministerio de Justicia. ¿Cuándo es obligatorio acudir a un MASC?
- Correos. ¿Carta certificada o Burofax? Cómo elegir el envío adecuado
- BOE. Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (texto consolidado)
Actualizado el 06/10/2026
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento profesional. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría.
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